1. Pri Universala Esperanto-Asocio

Universala Esperanto-Asocio (mallonge UEA), funkcias laŭ la nederlanda juro kaj havas ĉefsidejon en Nieuwe Binnenweg 176, 3015 BJ Rotterdam, Nederlando. UEA estas parto de la internacia Esperanto-movado. Kadre de sia agado ĝi registras kaj prilaboras personecajn datumojn de siaj membroj kaj servouzantoj.

2. Kiujn datumojn, kiuj rilatas al via personeco, registras kaj prilaboras UEA?

2.1 Ĝeneralaj personaj datumoj:

• a) Identigaj datumoj
  Ekzemple UEA povas registri nomon, titolon, alparolon, naskiĝdaton, loĝlandon.
• b) Kontaktdatumoj, ensalutaj datumoj
  UEA laŭbezone registras diversajn kontaktajn datumojn, provizitajn de la membroj kaj servouzantoj, kiel ekzemple la poŝta adreso, telefonnumeroj, retpoŝtadreso kaj ensalutaj informoj de uzanto por bezontaj por uzado de retaj servoj de UEA.
• c) Datumoj pri membriĝoj, partoprenoj en kongresoj, aĉetoj ĉe la libroservo
  UEA laŭbezone registras la datumojn pri membreco kaj membreca historio, UK-partoprenoj (UK-historio), mendoj kaj abonoj ĉe la libroservo aŭ aliaj mendoj. Krome UEA registras datumojn por mendo de aldonaj servoj (hotelmendoj, mendo de ekskursoj).
• ĉ) Jarlibro kaj Delegita reto
  Registriĝante kaj fariĝante delegito de UEA (konforme al la respektiva regularo), vi konsentas ke viaj datumoj aperu en papera aŭ elektronika (ekz. epub aŭ pdf) jarlibro aŭ rete konsultebla delegita listo (“reta jarlibro”).
• d) Komunikado inter UEA kaj membroj aŭ servouzantoj
  Cele al efika servado al siaj membroj UEA registras kaj rajtas konservi retpoŝtajn mesaĝojn, ricevitajn de membroj aŭ servouzantoj kaj informojn, senditajn al UEA pere de retaj formularoj, sociaj retoj kaj aliaj komunikiloj.
• e) Registro de datumoj, kaze de uzado de retejoj, aplikaĵoj aŭ ciferecaj servoj, administrataj de UEA
  UEA rajtas registri vian IP-adreson, la uzitan krozilon, la operaciuman sistemon, la deven-retpaĝon kaj aliajn teknikajn informojn de la vizitantoj de retejoj, aplikaĵoj aŭ aliaj ciferecaj servoj, administrataj de UEA. UEA rajtas ankaŭ registri datumojn pri kuketoj aŭ uzi similan identigan teknologion. Kun via permeso ni krome povas peti permeson identigi la lokon , kie vi troviĝas.
• f) Informoj, kiujn vi povus propravole transdoni al UEA
  Vi povas mem decidi ĉu transdoni al UEA aldonajn informojn. Jen ekzemploj: UK-partoprenonto povas informi al UEA pri siaj manĝpreferoj por la UK-bankedo, pri deziro partopreni Esperanto-ekzamenon kaj sekve lingvonivelo, deziro havi korespondpartneron kaj sekve klarigi pri hobioj kaj specialaj interesoj.

3. UEA ricevas personecajn datumojn jene:

• a) UEA ricevas datumojn, kiujn vi mem elektas doni al ni,
  se vi aliĝas kiel membro de UEA, aliĝas al kongreso, mendas en la libroservo, registriĝas kiel Amiko de Esperanto, registras konton en nia retejo, kontaktas nin telefone, abonas revuon, novaĵleteron aŭ simile.
• b) UEA ricevas personecajn datumojn de aliĝintaj landaj asocioj, perantoj, ĉefdelegitoj, Estraranoj, kiuj asistas en la komunikado kun UEA.
  Aliĝintaj landaj asocioj, perantoj kaj aliaj menciitaj personoj povas peri personecajn informojn al UEA por asisti en registrado de membriĝoj, aliĝoj al kongresoj, mendoj ĉe la libroservo, mendoj por kongresaj servoj kaj simile. Se vi ekzemple aliĝas al UEA pere de peranto, la peranto transdonas al UEA la datumojn laŭ kiuj vi estas identigebla kaj konfirmas vian deziron esti membro de UEA. Simile okazas, se vi aliĝas al kongreso pere de peranto, se ĉefdelegito informas nin pri via deziro fariĝi delegito de UEA.
• c) Ni ricevas personecajn datumojn pere de retejo aŭ aplikaĵoj, administrataj de UEA, kuketoj aŭ similaj metodoj.
  UEA ricevas la datumojn pere de la retejo, kiam vi (re)membriĝas, aliĝas al kongreso, mendas ion de la libroservo, mendas kongresan servon aŭ simile.
• d) Depende de viaj agordoj ĉe sociaj retejoj, UEA povas ricevi datumojn ankaŭ pere de provizantoj de sociaj retejoj.
  Eventuale UEA povas ricevi datumojn de sociaj retejoj. En sociaj retejoj vi mem povas agordi, kiuj datumoj estu publike videblaj.

4. Por kiuj celoj UEA uzas personecajn datumojn?

4.1 La personecajn datumojn UEA ĝenerale uzas por la jenaj ĉefaj celoj:

• a) Membreco kaj servoj
  UEA bezonas la personecajn datumojn por bonorde registri kaj administri vian membrecon, ekzemple por ekspedi al membroj-abonantoj revuon Esperanto, sendi al UK-aliĝintoj informojn pri la UK de Esperanto, sendi libromendojn al korektaj poŝtaj adresoj kaj efike respondi al ajnaj aliaj demandoj de membroj aŭ servouzantoj en persona komunikado.
• b) Retaj servoj kaj aplikaĵoj
  UEA bezonas la personecajn datumojn por bonorde doni al vi aliron al la ekzistantaj kaj kreotaj retaj kaj ciferecaj servoj.
• c) Por kreo de statistikaĵoj
  UEA kalkulas statistikojn pri la membrokvantoj, aĝdistribuo, laŭlandaj membraroj kaj simile por evoluigo de pli bonaj membroservoj kaj pli bona planado de la Asocia agado.
• d) Informoj kaj informmesaĝoj
  Rilate al via membreco, kongresaliĝo, uzo de la libroservo kaj simile UEA povas sendi al vi personigitajn informojn. Laŭ via deziro vi povas aboni aŭ malaboni tiajn informojn aŭ informmesaĝojn. Kun via permeso, UEA ekzemple povas sendi al vi informojn okaze de gravaj okazaĵoj en la asocio, libroofertoj aŭ simile. Por realigi la servojn UEA povas uzi diversajn komunikkanalojn, kiel ekzemple retpoŝto, poŝta adreso, telefono aŭ kun via permeso sociaj retejoj, kiel Facebook, WeChat, Ipernity aŭ simile.
• e) Leĝaj reguloj
  UEA povas registri, konservi kaj uzi viajn datumojn ankaŭ por sekvi leĝajn regulojn kaj postulojn (ekz. kadre de niaj sindevigoj kiel ANBI - soci-utila asocio en Nederlando) kaj librotenaj reguloj.

5. Pludono aŭ montro de datumoj al personoj interne de UEA aŭ triaj partioj:

5.1. Ofichavantoj, Landaj Asocioj, TEJO

• a) Perantoj
  UEA havas perantojn. Perantoj kiel ofichavantoj estas parto de UEA. Ili ricevas kaj transdonas membriĝojn, aliĝojn, mendojn, petojn rilate al servoj aŭ simile al la administra fako de UEA. Laŭokaze ili peras pagojn. UEA dividas kun la perantoj la bazajn, personajn datumojn, kiuj estas bezonataj por la plenumo de la tasko.
• b) Ĉefdelegitoj
  UEA havas ĉefdelegitojn. Ĉefdelegitoj kiel ofichavantoj estas parto de UEA. Ili zorgas pri la delegita reto kaj la aktualigo de la adresaro kaj reprezentas UEA en la koncerna teritorio. UEA dividas kun la ĉefdelegitoj la bazajn personajn datumojn, kiuj estas bezonataj por la plenumo de la tasko.
• c) Landaj Asocioj
  UEA havas aliĝintajn Landajn Asociojn (LA), kiuj pagas kotizon ĉiujare por siaj "aligitaj membroj" (membroj de la Landa Asocio, kiuj ne samtempe estas individua membro de UEA). UEA povas indiki al LA, ĉu iu persono estas membro de UEA. Aliĝintaj LA ofte samtempe rolas kiel perantoj de UEA kaj en tiu okazo havas aliron al la datumoj bezonataj (vidu ankaŭ a + b).
• ĉ) Estraranoj kaj Komisionanoj
  UEA havas Estraron kaj Komisionojn. Anoj de la Estraro aŭ anoj de komisionoj laŭokaze havas aliron al la datumoj de UEA por realigi siajn taskojn.
• d) Dungitoj aŭ kontraktitaj kunlaborantoj
  UEA havas dungitojn kaj aliajn kontraktajn kunlaborantojn. Dungitoj aŭ kontraktaj kunlaborantoj laŭokaze havas aliron al la datumoj de UEA, kiuj estas bezonataj por realigi siajn taskojn.
• e) Tutmonda Esperantista Junulara Organizo (TEJO)
  UEA havas junularan sekcion: Tutmonda Esperantista Junulara Organizo (TEJO) estas jure memstara asocio kun la sama sidejo kiel UEA. Membro de UEA ĝis difinita aĝlimo samtempe estas TEJO-membro. Ofichavantoj de TEJO / UEA, kiuj respondecas pri la administrado de la membroj, havas aliron al la datumoj de la koncernaj membroj kaj de la membroj de UEA, kiuj aliĝis en TEJO-subtenkategorioj (ekzemple Patronoj de TEJO).

5.2 Ĝeneralaj Datumoj

En specialaj okazoj kaj pro specialaj celoj ni povas montri aŭ transdoni datumojn al servoliverantoj (entreprenoj, hoteloj, Landaj Asocioj aŭ simile).

• a) Por dissendi la revuon Esperanto aŭ Kontakto
  La dissendo de la revuoj al la membroj povas okazi pere de entreprenoj, kiuj produktas la adresetikedojn kaj dissendas la revuojn. Por tion fari, UEA do devas transdoni al tiuj entreprenoj la bezonatajn datumojn.
• b) Mendoj de kongresaj servoj
  Ĉe la mendo de diversaj kongresaj servoj, la transdono de nomlisto estas bezonata, en kelkaj okazoj la transdono de aldonaj identigaj dokumentoj estas bezonataj (ekz. por hotelo). Kelkokaze ankaŭ la transdono de aliaj datumoj estas bezonata, kiel ekz. ĉu iu persono estas vegetarano, vegano aŭ bezonas specifan manĝon. La datumojn en tiaj kazoj ni devas transdoni al hoteloj, bufedaranĝantoj, ekskurso-organizantoj aŭ simile.
• c) Helpservoj
  UEA kunlaboras kun servoliverantoj por efike prizorgi la servojn al membroj aŭ servouzantoj. Temas ekzemple pri servoj, kiuj prilaboras elektronikajn datumojn, provizantoj de sociaj retejoj, provizantoj de retpoŝtservoj, agentejoj, kreditkartaj aŭ pagservaj entreprenoj aŭ simile. Ĉiuj tiaj entreprenoj aŭ personoj devas sekvi la leĝojn pri protektado de privatecaj datumoj kaj ili ricevas nur nepre bezonatajn datumojn.
• ĉ) Uzo ene de UEA
  Ene de UEA ni ĝenerale centre prizorgas la datumojn, sed laŭ la specifa tasko ankaŭ aliaj partoj de UEA (ekzemple la ofichavantoj) povas havi aliron al datumoj, kiuj rilatas al via personeco. Kompreneble UEA zorgas, ke ekzistu la aliro nur al tiuj datumoj, kiuj por la koncerna tasko estas vere bezonataj. Ĉiuj rajtas uzi kaj prilabori datumojn nur se tio estas postulata de la komisiita tasko.
• d) Uzo de la servoj de kunlaborantaj organizaĵoj
  Kun via permeso, ni povas transdoni informojn al kunlaborantaj organizaĵoj, por ke vi povu uzi iliajn servojn. Ni zorge elektas kunlaborantajn organizaĵojn, sed konsciu ke la koncernaj organizaĵoj havas siajn proprajn regulojn pri la uzo de viaj datumoj.
• e) Transdono de informoj al ŝtataj instancoj
  La leĝoj povas devigi nin registri aŭ malkaŝi unuopajn datumojn, kiuj rilatas al via personeco.

5.3 Aliaj retpaĝoj, paĝoj de sociaj retejoj aŭ simile

Niaj retpaĝoj, aplikaĵoj, paĝoj de sociaj retejoj aŭ novaĵleteroj povas enhavi ligilojn al aliaj retpaĝoj aŭ aliaj provizantoj. Se vi sekvas ian ligilon, vi forlasas niajn retpaĝojn, aplikaĵojn, paĝon de socia retejo, novaĵleteron. Ĉi tiu regularo rilatas nur al niaj servoj kaj ne al la servoj de aliaj. UEA ne transprenas respondecon pri la uzado de viaj datumoj fare de tiaj triaj partioj. Ĉiu uzo de la servoj de triaj partioj okazas je propra risko. Por ricevi pliajn informojn pri la uzado de la datumoj, kiuj al vi rilatas, bv. kontroli la koncernajn regularojn de la triaj partioj.

6. Sekureco kaj uzo de datumoj

6.1 UEA faras ĉiujn eblajn teknikajn kaj organizajn paŝojn por plene protekti viajn datumojn kontraŭ perdo aŭ kontraŭleĝa uzo.

6.2 UEA uzas la datumojn, kiuj rilatas al via personeco, nur tiom longe, kiom tio estas bezonata, aŭ kiom ni devas fari tion por plenumi leĝajn devojn. Se vi membriĝas en UEA aŭ se vi partoprenas en kongresoj, UEA rajtas teni datumojn ankaŭ por pli longa tempo, ekzemple pro historiaj, esploraj aŭ membrorilataj kaŭzoj (Diplomoj por longdaŭra membreco, Honoraj Membrecoj kaj simile).

7. Internacia transdono de datumoj

7.1 UEA estas internacia organizaĵo, kaj ĝi havas membrojn en pli ol 100 landoj. Ĝi povas uzi kaj transdoni datumojn, kiuj rilatas al via personeco, laŭbezone ankaŭ en landoj ekster via loĝlando, inkluzive de landoj ekster Eŭropa Unio. UEA laboras internacie kaj ĝi havas ofichavantojn, kunlaborantojn kaj servoliverantojn en plej diversaj landoj. La leĝoj de la diversaj landoj havas malsamajn nivelojn pri protektado de viaj datumoj.

7.2 La transdono kaj uzo de datumoj, kiuj rilatas al viaj personeco, al landoj ekster via loĝlando estas foje bezonata. Pere de kontraktoj UEA provos garantii, ke viaj datumoj estos plej bone protektataj.

8. Viaj rajtoj

8.1 Vi rajtas kontakti UEA, ĉe la adreso sube indikita, se vi volas uzi iun ajn rajton kiun vi havas laŭ la leĝo pri protektado de datumoj, specife la rajtojn: (a) je kontrolo de viaj datumoj, (b) je ilia korekto, (c) je ilia forigo, (ĉ) je limigo de la traktado de viaj datumoj, (d) je transdoneblo de la datumoj, (e) je protesto kontraŭ traktado.

• a) Kontrolo de viaj datumoj
  Vi rajtas demandi UEA, ĉu ĝi traktas viajn personajn datumojn kaj, se jes, ricevi kopion de ili. Tiam UEA samtempe donos al vi aldonajn informojn, ekzemple pri la kaŭzo kial ni traktas la datumojn, kaj pri la datumoj kiujn ni traktas, kaj iun ajn alian informon kiun vi bezonas por efektivigi vian rajton.
• b) Korekto de la datumoj
  Okaze de neĝusteco aŭ nekompleteco, vi rajtas je korekto de viaj personaj datumoj. Laŭ via peto, ni korektos malĝustajn datumojn kaj, post konsidero de la motivo de la traktado, ni kompletigos nekompletajn datumojn per aldono de plia datumo.
• c) Forigo de datumoj
  Vi havas ankaŭ la rajton pri forigo de viaj personaj datumoj, havataj de UEA kaj, laŭeble, de iu ajn datumkolektanto al kiu UEA antaŭe donis viajn datumojn. Tiu rajto je forigo ekzistas nur kiam la leĝo antaŭvidas ĝin, kiel preskribite de artikolo 17 de la Ĝenerala Reglamento pri Protektado de Datumoj (ĜRPD). Tiu rajto ekzistas ekzemple kiam viaj personaj datumoj ne plu estas bezonataj por la celoj por kiuj oni antaŭe traktis ilin kaj kiam ili estis kontraŭleĝe traktitaj. Pro teknikaj kondiĉoj, forigo de la datumoj de niaj savkopioj povas daŭri pli longe.
• ĉ) Limigo de la traktado de la datumoj
  VVi rajtas je limigo de la traktado de viaj personaj datumoj. Tio signifas, ke UEA ne plu traktu viajn datumojn dum certa periodo. Tiu rajto povas ekzisti, ekzemple, se vi anoncis ke viaj datumoj estas neĝustaj, sed UEA bezonas tempon por kontroli ilian ĝustecon. Ni tamen rajtas pluteni viajn personajn datumojn. UEA informos vin antaŭ ol ĉesigi la limigon de la traktado.
• d) Rajto je transdoneblo de la datumoj
  Via rajto je transdoneblo de la datumoj signifas, ke vi rajtas peti ke UEA donu al vi viajn personajn datumojn en formato, kiu estas strukturita, ofte uzata kaj komputile traktebla, kaj ke vi rajtas peti ke ni sendu tiujn datumojn al alia datum-kolektanto, se tio eblas teknike.
• e) Protesto kontraŭ traktado
  Vi rajtas ankaŭ protesti kontraŭ la traktado de viaj personaj datumoj; alivorte, vi rajtas peti ke ni ne plu traktu viajn datumojn. Tio validas nur, se la jura bazo por la traktado estas "licaj atendoj", inkluzive de aŭtomata klasigo. Se viaj personaj datumoj estas uzataj por rekta varbado, inkluzive de aŭtomata klasigo por rekta varbado, vi rajtas iam ajn protesti kontraŭ tiu varbado. En tiu okazo, ni ne plu traktos viajn datumojn tiucele.

8.2 Vi rajtas iam ajn nuligi vian konsenton, sekvante la instrukciojn rilate al la traktado pri kiu vi konsentis. Ekzemple, vi povas nuligi vian konsenton se vi uzas, en ret-mesaĝo, la ligon por malaboni, se vi modifas viajn preferojn rilate al komunikado en via konto (se p ekzistas), aŭ se vi modifas la preferojn de via poŝtelefono (por anoncoj aŭtomate senditaj).

8.3 Por nuligi konsenton je kuketoj kaj similaj teknologiaj rimedoj, bonvolu konsulti la politikon pri kuketoj ennia retejo. En difinitaj situacioj, eblas, ke UEA rajtas rifuzi aŭ limigi viajn rajtojn; se jes, ni informos vin pri tio. Tiaj esceptoj povas okazi, ekzemple, por protekti la rajtojn de aliaj homoj, aŭ pro jura devo trakti difinitajn datumojn. Kiel plia ekzemplo, la rajto je transdoneblo de datumoj ne validas, se la datumoj nek venis rekte de vi nek estas donitaj por traktado surbaze de via konsento aŭ de la plenumo de kontrakto kun vi.

8.4 Se vi volas uzi viajn rajton sufiĉas skribi al:
Universala Esperanto-Asocio
Nieuwe Binnenweg 176
3015 BJ Rotterdam
Nederlando
Retpoŝto: datumoprotekto@co.uea.org

8.5 Vi same povas kontakti UEA, se vi havas plendojn aŭ komentojn rilate al tiu ĉi regularo. Se vi havas nesolvitajn aferojn, vi povas ankaŭ kontakti la respondecan nederlandan instancon. Tio eblas ĉe: Autoriteit Persoonsgegevens, https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Aktualigo de la regularo

9.1. Ĉi tiun regularon oni laste ŝanĝis je 19-11-2018. Ĝi povas esti korektata ankaŭ estonte. Informoj pri la ŝanĝoj aperos en la retejo, pri principe gravaj ŝanĝoj — estos dissendataj persone al UEA-membroj/servouzantoj per retpoŝto.